Hiú ábránd a papírmentes iroda

Vajon ki lehet-e küszöbölni az irodákból a papír használatát? Lehet-e teljesen elektronikus rendszerekkel dolgozni? A technológiai újítások ellenére úgy tűnik, reneszánszát éli a papírhasználat.

Soha véget nem érő vita kereszttüzében áll a papír alapú és a digitális ügyintézés. Az egyik oldalon mindent elektronikusan próbálnak megoldani, ezért a beérkező papíralapú dokumentumok először egy szkennerhez kerülnek, majd digitalizálásuk után az egész irodai folyamatot elektronikusan szenvedik át. A másik oldalon pedig az amúgy igencsak drága és trendi laptoppal rendelkező vezetőnek minden reggel e-mail halmazokat nyomtat ki a titkárnője, mert a főnök ragaszkodik a hagyományos papírdokumentumokhoz.

Takarékosság vagy környezetvédelem?
A vállalatoknál két célja lehet annak, hogy a papírmentes iroda kialakításának gondolatával foglalkoznak. Egyrészt pénzt szeretnének spórolni, kevesebbet nyomtatni, felpörgetni a lassú papíralapú folyamatokat. Másrészt magasztosabb elgondolásokból a környezetet kívánják védeni a kevesebb, illetve átgondoltabb papírfogyasztással, így a kevesebb papírhasználatot kitűző célok a zöld stratégia részei.

Ezen vállalatok túlbuzgó alkalmazottai teszik a mindenki számára oly közismert "Mielőtt kinyomtatná ezt az e-mailt, gondoljon a környezetvédelemre!" feliratú mellékletet levelük végére. Azért túlbuzgó, mert ha valaki venné a fáradságot és kiszámítaná, hogy mennyi többlet sávszélességet, internetes kapacitást és a szerverek további működését igényli, hogy még egy 100 kb-os kép csatolmányt teszünk elektronikus levelünkhöz, akkor biztos kiderülne, hogy egy év alatt legalább egy tisztásnyi fát ölnek ki ezzel.

Újszerű iroda
Ha már egy cég új irodát épít, akkor igyekszik azt úgy kialakítani, hogy a meglévő informatikai infrastruktúrát kihasználva, minél kevesebbet költsenek annak üzemeltetésére. Így van ez például a nemrég birtokba vett új Pannon székház esetében is: Törökbálinton nemcsak közelebb vannak a természethez, hanem igyekeznek kevesebb papírt is fogyasztani. Anders Jensen vezérigazgató szerint például a belső kommunikációban ösztönzik az elektronikus dokumentumkezelést a papírra történő nyomtatás helyett, legyen az egy e-mail vagy egy normál Word dokumentum. A papírdokumentumokat beszkennelik, majd a papírt mihamarabb újrafelhasználásra küldik. Ezenfelül a belső döntéshozatali folyamatokat is igyekeznek "papírmentesíteni", így például a vezetők aláírás helyett elektronikus dokumentumkezelési  rendszerben adhatják meg jóváhagyásukat. Azért a telefonszámlát még egy ideig papíron kapják meg, noha azt kifizetni már elektronikusan is lehet.

Nemcsak itthon, még külföldön is nehéz olyan vállalatra példát találni, ahol teljes egészében megszüntették a papír használatát. Jim Murphy, az AMR Research Inc. elemző cég kutatási igazgatója szerint a nagyobb vállalatok zöld stratégiájuk keretein belül igyekeznek csökkenteni a papírhasználatot, de senki sem mer teljesen papírmentes irodát működtetni. Egyik példa az OCM Manufacturing Inc. nevű vállalat, ahol öt éve álltak át elektronikus iratkezelési rendszerre. A cégnél szinte minden elektronikus változatban létezik, legyen az számla, utasítás, megrendelés.

Minden papíralapú dokumentumot beszkennelnek és elmentenek, majd, ha szükség van rá, az elektronikus változatot keresik ki. "A papír használata valóban lecsökkent, de nem tűnt el teljesen a cégből - mondja George Henning, a cég igazgatója -, hiszen ha körbenézünk az irodában, mindenhol látni papírokat." A táblára az alkalmazottak papíron függesztik ki a híreiket, a szállítóktól is érkeznek papírdokumentumok, és számos könyv meg tankönyv található még mindig hagyományos formátumban. Külső ügyfeleik is kérnek tőlük papíralapú iratokat, és ilyenkor nincs mit tegyenek, a régi, jól bevált adathordozóhoz folyamodnak.

Az eredeti cikk itt:

http://www.azenirodam.hu/